Yazan : Şadi Evren ŞEKER

Bu yazının amacı, MS Excel programındaki basit işlemlerin nasıl yapıldığını açıklamaktır. Bu yazı, 4 yazılık serinin ilk yazısıdır.

Excel Ortamının tanınması

Excel programı çalıştırıldığı zaman, aşağıdakine benzer bir ekran belirir.

Bu ekranda görülen her kutucuk, excel dilinde hücre (cell) olarak isimlendirilir. Her hücrenin bir referansı bulunur. Bir harf ve bir sayıdan mürekkep olan bu referansın harf kısmı sütun, sayı kısmı ise satır belirtir. ÖRneğin b5 referansı, b kolonunun 5. satırı anlamındadır. Bu değer, excel tablosunun sol üst köşesinden okunabilir. Ayrıca bu referans değeri kullanılarak istenilen hücreye gidilmesi de mümkündür. Bunun için klavyede bulunan F5 tuşuna basılarak istenilen referans değerinin girilmesi yeterlidir.

Seçilmek istenen hücrenin üzerine fare ile tıklanılabileceği gibi aynı zamanda klavyede bulunan ok tuşları veya pgup/pgdn tuşları ile de hareket edilebilir. Bunların yanında ctrl + aşağı ok, çalışma sayfasının en altına, ctrl + yukarı ok, çalışma sayfasının en üstüne, ctrl+saga ok, çalışma sayfasının en sağına veya ctrl+sol ok ise, çalışma sayfasının en soluna hareket etmeyi sağlar. Ayrıca ctrl+home tuşu, sayfanın sol üst köşesinde bulunan A1 hücresine gitmeyi sağlarken tek başına home tuşu, satır başına gidilmesini sağlar.

Excel ile çalışırken, birden fazla hücre ile işlem yapılması gerektiği durumlarda, çoklu hücre seçimi gerekebilir. Bunun için farenin sol tuşuna basılı tutarak farenin hareket ettirilmesi yeterli olacaktır. Klavye üzerinden aynı işlemi yapmak için shift tuşuna basılı bir şekilde ok tuşları kullanılabilir.

Seçilen hücrelerin sayısı, ayrıca referans alanında belirir. Örneğin yukarıdaki seçim için 6Rx3C değeri belirir. Bunun anlamı seçimin 6 satır (R) ve 3 sütun (C) olduğudur. Seçilen alanın boyutları buradaki değerlerden okunabilir.

Atlamlı olarak birden fazla hücrenin seçimi de mümkündür. Bunun için CTRL tuşunu kullanmak yeterlidir. Örneğin fare ile bir alan seçildikten sonar CTRL tuşuna basılı tutularak farklı alanlar seçilebilir.

Hücrelerin içerisine değer girilirken fare ile very girilecek olan hücreye tıklayarak yazı yazılması yeterli olacaktır.

Yazı yazılmaya başlandığı anda, excel yazı halini alır. Bu haldeyken excelin menüleri ve kullanımı değişir. Bu halde çıkılması için ya enter tuşuna basılarak yazının onaylanması ya da ESC tuşuna basılarak yazının iptal edilmesi gerekir.

Daha önceden değer girilmiş bir hücrenin üzerine tıklanarak yazı yazılırsa, bu hücredeki yazının üzerine yazar ve eski yazıyı siler.

Şayet daha önceden yazılmış değerin silinmesi yerine değiştirilmesi isteniyorsa, bu durumda hücreye tıkladıktan sonra, doğrudan yazı yazmak yerine klavyede bulunan F2 tuşuna basılabilir. Ayrıca, hücreye çift tıklayarak da benzer yazı haline geçilebilir. Diğer bir yöntem ise, yazılmış yazının bulunduğu hücreye tek tıkladıktan sonra, yazının belirdiği, formül çubuğunda değişiklik yapmaktır:

Excel ile basit formüller ve fonksiyonlar

Excel programında, formüllerin kullanılması için hücreye ‘=’ (eşittir) işaretini yazmak gerekir. Bütün formül ve fonksiyonlar bu sembol ile başlar. Örneğin basit bir toplama işlemini yaparak konuya başlayalım.

Yukarıdaki excel sayfasında görüldüğü üzere, daha önceden b3,b4,b5 ve b6 hücrelerine çeşitli sayılar yazılmış. Bu sayıların toplamını almak için B7 hücresine bir formül yazıyoruz. Bu formül basitçe : =B3+B4+B5+B6 şeklinde yazılan formüldür. Formül yazıldıktan sonra, klavyeden enter tuşuna basılırsa formül onaylanır ve toplam değeri hesaplanarak B7 hücresinde belirir.

Toplama işlemi sırasında, yukarıdaki örnekte, hücre referansları arasına, toplama sembolü (+) konulmuştur. Bu işlemi daha kolay yapmak için bir fonksiyon da kullanılabilir.

Yukarıdaki yeni örnekte, hücre referansları arasında ‘:’ (iki nokta üst üste) sembolü konularak toplam fonksiyonuna parametre verilmiştir.

Bu sembol, verilen hücre referanslarını ve bu referanslar arsında kalan bütün hücreler, fonksiyona parametre olarak alacağını yani toplama dahil edeceğini belirtir. Şayet bu referanslar arasındaki sembol ‘;’ (noktalı virgül) olsaydı, bu durumda sadece adı geçen hücreleri toplayacağını ifade ederdi:

Hücrelerin fonksiyonlara parametre olarak geçirilmesi sırasında, = sembolü ve fonksiyon yazıldıktan sonra, parantez açılarak, fare ile fonksiyona dahil edilmesi istenen hücreler seçilebilir. Bu hücreler birbirinden farklı konumlarda ise, klavyedeki CTRL tuşuna basılı tutularak farklı yerlerde bulunan hücreler seçilebilir.

Ayrıca burada olan toplam fonksiyonuna benzer şekilde, Excel içerisinde bulunan çok sayıdaki fonksiyondan bir tanesi de kullanılabilir. Bir fonksiyonu kullanmanın kolay yolu, fonksiyon sihirbazını kullanmaktır. Bu sihirbaz marifetiyle istenilen bir gruptaki bir fonksiyon seçilebilir ve bu fonksiyonun kullanımı ile ilgili genel bilgiler alınabilir.

Fonksiyon sihirbazının kullanılması için, fonksiyon çubuğunda bulunan fx düğmesine basmak yeterlidir.

Örneğin yukarıdaki ekranda kırmızı çember içerisinde gösterilen fx düğmesine basılmış ve fonksiyon sihirbazı açılmıştır.

Bu diyalogda bulunan kategori alanında, fonksiyonun bulunduğu kategori seçilebilineceği gibi kategori kısmında tümü seçilerek bütün fonksiyonlar da listelenebilir. Arından listelenen fonksiyonlardan birisinin üzerine tıklanarak, diyalog üzerinde bulunan açıklamaların okunması ve istenen fonksiyon seçildikten sonra tamam düğmesine tıklanması yeterlidir.

Bu işlemden sonra seçili olan fonksiyona özel olarak bir diyalog belirecek ve bu fonksiyonun parametrelerinin girilmesi istenecektir. Örneğimizi daha önce yaptığımız toplama işlemi olarak belirleyelim ve tamam düğmesine basalım:

Yukarıdaki diyalogda görüldüğü üzere, toplam işleminin, üzerinde çalışacağı sayılar istenmektedir. Buraya hücre referansları girilebileceği gibi çalışma sayfasından fare ile tarama yapılarak verilerin girilmesi de sağlanabilir. Ayrıca atlamalı olarak seçmek yerine ikinci ve üçüncü sayı satırları da kullanılabilir. İkinci sayı satırına değer girilmesi durumunda, 3. Ve 3.ye girilmesi durumunda da 4. Sayı satırı açılmaya devam edecektir.

Diyalogda ayrıca, kullanılmakta olan fonksiyon hakkında detaylı bilgi ve yapılan seçimler neticesinde hücreye yazılacak olan değer görüntülenmektedir.

Hücrelerin Biçimlendirilmesi

Excel hücrelerinden bir veya birden fazlasının biçimlendirilmesi için öncelikle hücrenin seçilmesi gerekir. Seçme işleminden sonra hücre biçimlendirmek için Biçim menüsünden hücre seçeneğine girilebileceği gibi, klavyeden CTRL + 1 tuş kombinasyonu veya seçili alan üzerinde farenin sağ tuşuna basılarak çıkan menüden hücre biçimlendir seçeneğini seçebilirsiniz.

Yukarıdaki şekilde açılan diyalogda bulunan sekmelerin hepsi farklı amaçlar için kullanılmaktadır. Örneğin girilen verinin tipinin biçimlendirilmesi için kategori alanından veri tipine uygun olarak bir kategori seçilip, bu kategorinin altındaki seçeneklerle biçimlendirme yapılabilir. Örneğin girilen verilerin sayısal veriler olduğunu ve bu verilerin ondalık kısmının sadece 2 basamak olmasını istediğimizi düşünelim.

Yukarıdaki şekilde verileri seçtikten sonra biçim diyaloğundan sayı seçilip, ondalık hane sayısı 2 olarak ayarlanması yeterlidir.

Sayı tiplerinin özel olarak biçimlendirilmesinin yanında, tarihler de biçimlendirilebilir. Örneğin aşağıdaki hücreleri ele alalım:

Bilindiği üzere, ülkemizde kullanılan tarih biçimi gün / ay / yıl şeklindedir. Bu biçimi değiştirmek veya daha detaylı olarak görmek mümkündür. Hücreleri seçtikten sonra, hücre biçimlendir diyaloğuna tekrar girelim:

Kategorilerden Tarih seçeneği seçildiğinde, detaylı olarak tarih görünümünü biçimlendirme imkanımız bulunuyor. Örneğin yukarıdaki değişikliklerden sonra tarihler aşağıdaki şekilde görülür:

Hücrelerin içindeki verilerin dışında, hücrelere girilen verilerin, hücre içerisinde hizalanması değiştirilebilir.

Örneğin, yukarıdaki yazıyı, hücre içinde ortalamak isteyelim. Bunun için hücreleri biçimlendirme seçeneğinden hizalama sekmesine geçiyoruz.

Diyalogda bulunan Yatay açılır listesinden Orta seçildiği zaman, hücredeki veri, hücre içerisinde ortalanacaktır. Bu diyalogta ayrıca metin yönü veya metinin dikey olarak hizalanması da ayarlanabilir.

Hücrelerdeki verilerin yazı tipini değiştirmek, yine hücre seçildikten sonra, hücre biçimlendirme diyaloğunda bulunan “Yazı Tipi” sekmesi altından yapılabilir.

Bu ekranın detaylı kullanımı, daha önce Word programını anlattığım notlarda bulunmaktadır. Daha detaylı bilgi için bu notlara bakabilirsiniz.

Hücrelerimizin kenarlıkları, hücreler arasındaki çizgileri belirlemekte kullanılır.

Diyaloğa, hücreleri biçimlendirme seçiminin ardından Kenarlık sekmesine tıklanarak geçilebilir. Bu sekmede, seçilen hücre sayısına göre metin deneme alanı değişebilir. Örneğin yukarıdaki diyalogda tek bir metin yazısı bulunmaktayken, aşağıdaki diyalogda, 4 adet metin yazısı yer almaktadır. Bunun sebebi, yukarıdaki diyalogda tek bir hücre seçilmiş olması buna karşılık aşağıda, çoklu hücre seçimi (hem sütun hem de satır yönünde) yapılmış olmasıdır.

Bu diyalogda, çizgi paletinden istenen bir çizgi stili seçilip, ardından renk menüsünden çizginin menüsü ayarlandıktan sonra, metinler arasında veya kenarlarında bulunan boş hatlara tıklanarak çizgi yerleştirilebilir. Metinlerin arasında kalan alanlar, seçili olan hücrelerin arasındaki alanları belirtmektedir. Buna karşılık bütün tablonun sağına, soluna, altına veya üzerine bir çizgi koymak için, deneme alanında aynı yöne çizginin yerleştirilmesi gerekir.

Örneğin, yukarıdaki ayarlama işleminden sonra, bütün tablonun üzerine çift çizgi, bütün tablonun altına kalın çizgi ve tablo içindeki hücrelerin arasına düşey olarak noktalı çizgi çizecektir:

Yukarıdaki şekilde, bu biçimin uygulanmış hali görülmektedir.

Son olarak, hücrelerin arkaplan renklerini ayarlamak için, hücre biçimlendirme diyaloğunda bulunan dolgu sekmesine geçilmesi ve burada bulunan renklerden birinin seçilmesi yeterlidir. İlave olarak düz renk dışında, dolgu için, “Dolgu Efektleri” düğmesine tıklanması ilgili diyaloğu açacak ve bu diyalog sayesinde, arkaplana farklı efektlerde dolgu yapılabilecektir.

 

 

Örnek Excel Dosyası

 

 

 

 

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir


3 × = altı