Yazan : Şadi Evren ŞEKER

Bu yazının amacı, bilgisayar dünyasında kullanılan döküman yönetim sistemlerinin genel bir tanımını yapmak ve bir doküman yönetim sisteminin yapısını açıklamaktır.

Genel olarak bir doküman yönetim sistemi (document management system), herhangi bir organizasyondaki dokümanların (yazışmalar, evraklar, formlar veya resimler gibi) takibini yapmayı, tasnif ederek erişimini kolay hale getirmeyi, sorgulamalara ve aramalara cevap vermeyi hedefler.

Daha büyük ölçekte, içerik yönetim sisteminin bir parçası olarak görülebilir.

Bir doküman yönetim sisteminde, şart olmamakla birlikte genelde aşağıdaki öğeler bulunur:

Üst bilgi (Metadata): Bir dokümanın, doğrudan içeriğine ait olmayan ancak dokümanın algılanması ve kullanılması sırasında işe yarayan bilgilerdir. Örneğin bir resmin çekildiği tarih, veya sisteme kaydedildiği tarih, dokümanın üst bilgisidir ancak bu bilgi resmin içnde yer almak zorunda değildir.

Havuz (repository): Doküman yönetim sistemlerinde (document management systems) kullanılan ve dokümanların saklandığı alandır. Basitçe havuza nasıl erişileceği, kimlerin ne kadarına erişeceği veya dokümanların havuzda nasıl tutulacağı, doküman yönetim sistemi tarafından belirlenir. Örneğin dokümanların doğru bir veri tabanı yönetim sistemi tarafından (database management system , DBMS) nasıl kullanılacağı bir havuz problemidir.

Bütünleşme (Integration): Dokümanlar ile uygulamalar arasındaki ilişkidir. Örneğin bir kullanıcı bilgisayarında tuttuğu hesaplama tablolarını bir uygulama üzerinden kullanmaktayken (örneğin MS Excel veya Open Office Calc gibi) bu veriler doküman yönetim sisteminin havuzunda durmaktadır. Kullanıcı şeffaf bir doküman yönetim sisteminde (transparent) sadece uygulama ile muhatap olurken, doküman yönetim sistemi, arka planda kullanıcının verileri ile uygulamayı bütünleştirmektedir.

Fihristleyici (Indexer): Dokümanların kolay erişilmesi için belirli bir fihrist yapısına oturtulmasını sağlayan programdır. Örneğin dokümanların ağaç yapısında (tree) veya özetleme tablolarında (hash table) tutulması, arama sırasında, daha hızlı erişilmesini sağlar. İşte fihristleyici bu görevi üstlenerek uygun veri yapısı üzerinde (data structure) dokümanlara erişim sağlamaktadır.

Getirme (Retrieval): Dokümanın havuzdan getirilmesi işlemidir. Çeşitli sistemlerde oldukça karmaşık yapılara ulaşabilir. Örneğin internet üzerinde arama yapan bir motorun (örneğin google) desteklediği arama cümlelerini kabul eden bir doküman yönetim sisteminin, fihristleyici üzerinde doğru erişimleri yapması ve getirmesi, normalden daha karmaşık algoritmalar gerektirmektedir. Hatta günümüzde doğal dil işleme (natural language processing) kullanılarak, kullanıcıların konuşur gibi, sistemden doküman aramaları ve doküman yönetim sisteminin (DMS) bu dokümanı bulup getirmesi mümkün hale gelmiştir. Ayrıca getirilen sonuçların kullanıcıya gösterilmesi sırasındaki sıralama da ayrıca önem taşımaktadır. Örneğin 100 adet doküman döndüren bir aramanın sonucunda hangi dokümanın ilk sırada gösterileceği, skorlama algoritmaları ile çözülmektedir ve bütün bu işlemler “getirme” (retrieval) olarak geçmektedir.

Dağıtım (Distribution):Bu terim aslında literatürde bilgisayar bilimi temelli kişiler için bir karmaşıklık oluşturmaktadır. Literatürde iki farklı anlamda kullanıldığı görülebilir. Birincisi çok yoğun ve yüksek miktarda verilerin saklandığı ortamlarda, kaynakların verimli kullanılması için dokümanların dağıtılmasıdır. Bu klasik bilgisayar bilimleri tanımı olup tamamen yük kaygısı ile performans arttırma amaçlı yapılan bir işlemdir. Örneğin bir bankanın her şubesinin kendi dokümanını, kendi şubesinde tutması ve verilere erişimde hız kazanması gibi. Öte yandan doküman yönetim sistemlerinde bir dokümanın, taraflar arasında dağıtılması da bir problemdir. Örneğin hukuki bir metni, bütün muhataplarının okumuş olduğunun garanti edilmesi, hatta dijital olarak imzalaması (tebliğ / tebellüğ edilmesi) bir sözleşmenin bütün ilgili ve sadece ilgili kişiler tarafından okunması gibi problemler de dağıtım başlığı altında geçmekte olup bazı doküman yönetim sistemlerinde desteklenen özelliklerdendir.

Güvenlik (Security): Doküman yönetim sistemindeki kullanıcıların kendi yetkileri (authentication) çerçevesinde erişime sahip olması ve dokümanların tam olarak korunuyor olmasıdır.

İş akışı (workflow): Bir dokümanın izlemesi gereken yolları belirtir. Örneğin bir satış işlemi sırasında, önce satış sözleşmesinin taraflarca onaylanması, satıcı tarafın deposuna sevk emrinin geçirilmesi, depodan çıkan ürünlerin taşıyıcı firma tarafından onayı, aradaki sigorta evraklarının tanzimi, alıcı firma tarafından malların alındığını onaylayan dokümanlar ve nihayetinde para transferini onaylayan banka dokümanlarının tamamı doküman yönetim sistemi tarafından takip edilip doğru sıra ile, doğru taraflar tarafından, evrak atlanmadan yapılmış mı diye sorgulanabilir. Elektronik doküman yönetim sistemleri (electronic document management system), bu kontrol işlemlerinin tamamının otomatik olarak yapılmasını ve ilgili kullanıcılara raporlanmasını hedefler.

Sürümleme (Versioning) : Bir doküman üzerinde değişik zamanlarda yapılan çalışmaların takip edilmesini hedefler. Örneğin dokümanda yapılan her işlem yeni bir sürüm numarası ile saklanır ve kullanıcılar gerekli gördükleri durumlarda, eski sürümlere dönerek işlem yapabilir.

Yayınlama (Publishing): Dokümanın tam olarak doğru algılanmasını sağlamak amacıyla, doküman üzerinde, yanlış anlamalara mahal verebilecek bütün eksiklik ve hataların düzeltilmes, tahsis edilmesi ve redaksiyonu işlemidir. Yayına hazırlanan bir dokümanın standartlarının belirlenmesinde ayrıca dokümanlar kullanılmaktadır.

Yorumlar

  1. hadi borozan

    merhaba, design patterns konusu ile ilgili bir şeyler yazmanızı rica ediyorum. yazılım geliştirecek olan arkadaşlar için çok faydalı olacaktır. teşekkürler

  2. Şadi Evren ŞEKER Article Author

    Daha önce bir iki şey yazmaya çalışmıştım ama tam olarak nasıl bir bilgiye ihtiyacınız var?

    http://www.bilgisayarkavramlari.com/2008/11/29/tasarim-kaliplari-design-patterns/
    http://www.bilgisayarkavramlari.com/2009/08/16/fabrika-metotlari-factory-methods/
    http://www.bilgisayarkavramlari.com/2009/04/16/mvc-model-view-controller-model-bakis-kontrolcu/

    Yukarıda, hızlı bir arama sonucunda çıkan yazılardan bir iki tanesi bulunuyor.

    başarılar

  3. Onur

    Merhaba Şadi Bey.
    Öncelikle bu yazı için çok teşekkür ederim. Çok işime yaradı. Doküman Yönetim Sistemleri ile ilgili not veya kitap bulabileceğim bir yer var mıdır? Araştırıyorum ancak bulamıyorum. Bu konuda yardımcı olabilir misiniz acaba?
    Teşekkürler

    1. Şadi Evren ŞEKERŞadi Evren ŞEKER

      Yorumunuz için ben teşekkür ederim Onur Bey. Türkçe olarak böyle bir kaynak bilmiyorum ancak piyasadaki EBYS (elektronik belge yönetim sistemleri) yazılımı üreten firmaların web sitelerinde çok sayıda doküman bulunuyor, bunlar bir fikir verebilir.
      Ayrıca konu ile ilgili ISO standartlarına bakabilirsiniz, ISO 2709, 15836, 15489, 21127, 23950, 10244, 32000 standartları dokümantasyon için geliştirilmiş standartlardır.

      Başarılar

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir


× üç = 9