Yazan : Şadi Evren ŞEKER

Bu yazının amacı, organizasyonlarda, bilgi yönetimi (knowledge management) için kullanılan stratejileri açıklamaktır.

Temel olarak organizasyonlarda bilgi yönetimi (BY) 3 aşamada oluşur. BY-bağlı aktivitelerden önce, sırasında ve sonra. Bu aktiviteler organizasyonlarda çeşitli şekillerde teşvik edilebilir. Örneğin BY kaynağı oluşturan kişilere çeşitli ödüllerin verilmesi, bu kişilerin rekabete dahil edilmesi gibi uygulamalar olabilir.

Zorlama stratejisi (push strategy) ismi verilen bir yöntemle organizasyondaki kişilerin bilgi yönetim malzemeleri üretmesi sağlanabilir. Bu zorlama yaklaşımında, kişilerin bilgi yönetim depolarına veri girmeleri veya girilen verileri takip etmeleri ve uygulamaları sağlanabilir. Bu yaklaşıma tedvin (kodlama, codification) yaklaşımı ismi de verilmektedir. Bu şekilde adlandırılmasının sebebi ise kişilerin bilgi yönetimi ile olan ilişkilerinin belirli düzenlerle sağlanıyor olmasıdır.

Talep stratejisi (pull strategy) ismi verilen diğer bir yöntemde ise, organizasyondaki kişilerin bilgi yönetim depolarına kendi talepleri ile erişmeleri için talepler ve ihtiyaçlar oluşturulur. Bu yaklaşımda uzmanların ani ve zamansız (ad hoc) uygulamaları ile organizasyondaki kişilerin ihtiyacı olan bilgileri (knowledge) bu kişilerin erişeceği bilgi depolarına (knowledge repository) koyması sağlanır. Bu yaklaşıma da şahsieleştirme (kişiselleştirme, personalization) ismi verilmektedir. Buradaki temel fark, bilginin kişiye özel ve kişinin ihtiyacına cevap verecek şekilde tasarlanarak sunulmasıdır.

Tedvin ve şahsi yaklaşımın en temel farkı, tedvin yaklaşımında bilginin şablonlara oturtularak organizasyon tarafından istenen şekillerde akışının sağlanmasına karşılık şahsi yaklaşımda kişinin özgür olarak istediği bilgiyi ve istediği şekilde paylaşmasıdır. Yani tedvin yaklaşımında zımni ve dışsal bilginin (tacit and explicit knowledge) tanımı organizasyon tarafından yapılırken, şahsi bilgi için bu tanım şahıs tarafından yapılmaktadır.

Bu konuda bilgi yönetimine (knowledge management) yapılan bir eleştiriyi dillendirmekte yarar vardır. Bilgi yönetiminin sıkı uygulanması halinde, aslında üzeri örtülmüş olan bilginin tanımı yapılmaya çalışılacak ve bilinmeyenin tanımlanması gibi bir hataya düşülecektir. Buna karşılık serbest bırakılması halinde de bilginin değersizleşmesi veya organizasyon için anlamsızlaşmasına gidilecektir. Çünkü bireylerin öncelikleri ile organizasyonların öncelikleri her zaman çakışmamaktadır. Bu noktada güzel bir örnek bireylerin sosyal ağlarda veya blog’larda yazdıkları bilgiler (knowledge) ile şirketlerin zorunlu olarak yazdırdıkları raporlar arasındaki farktır. Örneğin bir blog yazarı tamamen şahsi bilgi paylaşımı yaparken belki de üyesi olduğu organizasyonla hiç ilgisi olmayan şeyleri paylaşırken buna karşılık işletmenin sert şablonları arasında bir form dolduran çalışan ise zımni bilgisinin (tacit knowledge) neredeyse hiçbir kısmını açma fırsatı bulamayabilir.

Bu aşamada işletmelerde kullanılabilecek bazı bilgi yönetim stratejileri (knowledge management strategies) aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

  • Ödüllendirme (kişileri ödül kullanarak teşvik etmeye dayanır)
  • Hikaye anlatımı (kişilerin serbest şekilde konu veya olayla ilgili anlattıkları hikayelerdir, yaşadıklarını veya düşündüklerini serbestçe yazarlar)
  • Çapraz proje öğrenimi (kişilerin farklı proje ve çalışma alanlarına konulması ile edindikleri zımni bilgiyi (tacit knowldge) transfer etmesi veya farkına varması sağlanır)
  • Olay sonrası ödüllendirme (            after action reward , AAR) basitçe bir olaydan sonra Ne oldu, Neden oldu, Nasıl daha iyi olabilirdi sorularının sorulmasını, yöntem olarak ortaya atar. Bu stratejide soruların cevabı bilgi yönetiminin unsurlarını oluşturur.
  • Bilgi haritalaması (Knowldge mapping): Bu yaklaşımda, bilgi (knowledge) ile bütün varlıklar arasında ilişki kurulması hedeflenir. Örneğin kullanılan araçlar, bilgiyi belirleyen kavramlar, kişiler ve kişilerin rolleri, görev ve yetkileri gibi bir organizasyonda var olan bütün varlıklar arasında bir harita oluşturulur ve bu haritanın geliştirilmesi ile organizasyonun bilgi yönetimi yapılır.
  • Uygulama Ortakları (Communities of Practice, CoP): bu yaklaşımda bir uygulamanın (practice) ortak paydaşları arasında gelişen ve birbirinden öğrenmeyi sağlayan süreçtir. Örneğin çok farklı projelerde aynı rolde çalışan kişilerin aynı odaya konularak birbirinden bilgi almasını sağlamak şeklinde uygulanabilir.
  • Uzman fihristleri (Expert directories): Bilgi yönetiminde bulunan uzmanlık alanlarının tanımlanması ile bu kişilerin ilgili bilgi yönetiminin kaynakları haline getirilmesi sağlanır. Bilginin tipine göre duyulan ihtiyaç, ilgili bilgi kaynağı olan uzmana yönlendirilir ve hem bilgiye erişim sağlanır hem de bilgini gelişmesi sağlanır. Çoğu işletmede ilkel seviyede de olsa bu yaklaşım kullanılmaktadır. Örneğin depo ile ilgili bir karar alınması aşamasında satın alma, satış, depo sorumlusu gibi farklı uzmanların bir araya getirilerek görüşlerinin alınması veya ortak kararlara bu kişilerin dahil edilmesi aslında ‘depo’ bilgisi ile bu uzmanların eşleştirilmesi prensibine dayanmaktadır. Alınan kararlar ve neden nasıl alındığı gibi bilgiler ise bu uzmanların bilgisi dahilinde olacaktır ve daha sonraki aşamalarda organizasyonun işine yarayabilecektir.
  • En iyi uygulama transferi (best practice transfer): Sıkça kullanılan bir bilgi yönetim şeklidir. Aynı işi yapan farklı ekip/birim/departmanlar arasında en iyi sonuca ulaşanların diğerlerine bilgiyi paylaşmasını hedefler. Örneğin ay sonunda, en iyi satışı yapan satış ekibinin bir seminerle başarılarının sebebini diğer satış ekiplerine anlatması şeklinde uygulanabilir.
  • Bilgi Fuarları (knowledge fairs): Bilgi yönetiminin eğlenceli bir şekilde yapılmasını hedefleyen oyunlardan birsidir. Buna göre herhangi bir amaçla bilgi paylaşımı (knowldge share) yapmak isteyen kişiler bir araya gelir. Hiç kimse diğerinden üstün tutulmaz (uzman, tecrübeli kişi veya yönetici gibi özellikler bir kenara bırakılır) ve herkes bilgisini paylaşır veya diğerlerine sorarak bilgisini paylaşmasına yardım eder. Buradaki slogan, ‘hepimizin öğrenecek ve paylaşacak bilgisi vardır’ şeklindedir.
  • Rekabet Yönetimi (Competence Management): Sistematik olarak organizasyon üyelerinin rekabet şartlarında gelişmesi hedeflenir. Organizasyon, bilgi yönetimi için rekabet şartlarını belirler ve kişileri bu rekabet şartlarında bilgiyi paylaşmaya iter.
  • Yakınlık ve Mimarlık (proximity and architecture): Bu yaklaşımda, işletmedeki kişilerin bilgi paylaşımına yatkınlık veya dirençlerine göre işletmenin ihtiyacı olan ve önemli görülen (emerging) konulara yakınlığın verildiği bir bilgi mimarisi oluşturulur.
  • Usta-Çırak ilişkisi (master-apprantice relationship): Bu yaklaşımda, organizasyondaki bireyler arasında tecrübe veya kıdeme göre usta çırak ilişkisi kurulur ve ustanın edindiği bilginin çırağa geçirilmesi hedeflenir.
  • Ortak Teknolojiler (Collaborative Technologies, groupware): işletmelerdeki yazılım alt yapısı kullanılarak projelerin veya işin yazılım üzerinden yürütülmesi bu sayede işin her aşamasının yazılı kaynaklara dökülmesi ve zımni bilgiye bu sayede ulaşılması hedeflenir.
  • Bilgi Depoları (Knowledge repositories): Bu depolar genelde yazılımla desteklenen ve alt yapısında veri tabanı gibi veri seviyesinde değerlerin tutulduğu genelde herkese açık kaynaklardır. Örneğin Kurumsal 2.0 (Enterprise 2.0) yaklaşımı ile bir işletmedeki kişilerin farklı bilgi kavramları için internet veya herhangi bir yazılı kaynak (makale, kitap, teknik doküman vs.) üzerinde yer imleri (bookmark) paylaşımı yapması sağlanır. Bu sayede diğer üyelerin ilgili bilgiye daha hızlı erişmesi hedeflenir. Ancak genel olarak bilgi depoları, çoğu bilgi yönetim sisteminin temelini oluşturmakta ve hemen hemen diğer bütün yöntemlerde kullanılmaktadır.
  • Entelektüel Sermayenin ölçülmesi ve yönetilmesi (İşletmelerin, entelektüel sermaye parametrelerini açık bir şekilde raporlaması ve bu raporlama sırasında ölçmesi hedeflenir)
  • Bilgi Aracıları (Knowledge brokers): Bir kişi veya organizasyon tarafından organizasyonun bilgi yönetim sisteminin belirlenmesidir. Basitçe bilgi kaynaklarının (knowledge sources) nasıl kullanılacağı ve nasıl ilişkilendirileceğini düzenlerler.
  • Sosyal yazılımlar (Social softwares): Bilgi yönetiminin önemli unsurlarından birisi de sosyal yazılımlardır. Kişilerin yazdıkları blog, wiki, sosyal imler (social bookmarks) gibi kaynakların bilgi yönetim sürecine dahil edilmesi hedeflenir.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir


altı − = 0